Termo de Migração de Dados

1. O que é a migração e o que ela não é

A migração é o transporte de informações que já existem no seu sistema atual para dentro do Clinikiss, a partir dos arquivos que você exportar de lá. Ela não é uma integração contínua entre os dois sistemas, não sincroniza os dois lados e não acessa o sistema de origem: quem exporta os arquivos é você, ou alguém autorizado por você.

A migração é executada uma vez, sobre a fotografia dos dados no momento da exportação. Movimentos ocorridos no sistema antigo depois da exportação não entram, e por isso recomendamos exportar e migrar em janelas próximas, de preferência combinando a data em que a clínica passa a lançar tudo no Clinikiss.

A qualidade do resultado depende diretamente da qualidade do que sai do sistema de origem. Um campo que o sistema antigo não exporta não pode ser recuperado por nenhuma ferramenta, nossa ou de terceiro.

2. O que conseguimos trazer

O escopo abaixo é o que a migração cobre, sempre condicionado a esses dados existirem e serem exportáveis no sistema de origem.

3. O que não conseguimos trazer, e por quê

Não prometemos migração integral. Prometemos transparência sobre o que entrou e o que não entrou, no relatório descrito na seção 9.

• Configurações do sistema antigo, como permissões, modelos de documento, automações e preferências de tela. Elas não têm equivalente direto e são reconstruídas na configuração inicial do Clinikiss, com o nosso apoio.
• Itens de estoque e o seu histórico de movimentação, quando o sistema de origem não os exporta de forma estruturada.
• Integrações e conexões do sistema antigo com terceiros, que precisam ser refeitas no Clinikiss.
• Qualquer informação que o sistema de origem não permita exportar. Neste caso a limitação é do fornecedor anterior, e nós informaremos exatamente o que faltou.
• Arquivos protegidos por senha, corrompidos ou em formato proprietário que não abrimos.

4. Os dois caminhos da migração, e o que sai da nossa infraestrutura em cada um

Existem dois caminhos, e a diferença entre eles não é apenas técnica: ela determina se o conteúdo dos seus arquivos sai ou não da infraestrutura do Clinikiss. Você é informado de qual caminho será usado antes de a migração começar.

Caminho 1, leitor pronto. Quando o seu sistema de origem já tem um leitor construído por nós, os arquivos são processados inteiramente dentro da nossa infraestrutura, por um programa determinístico. Nenhum conteúdo de paciente é enviado a fornecedor de inteligência artificial. Este é o caminho padrão e é o que buscamos para todo sistema com demanda recorrente.

Caminho 2, migração assistida. Quando o seu sistema de origem ainda não tem leitor pronto, ou quando o arquivo exportado não segue o formato esperado, a leitura pode ser assistida por inteligência artificial para reconhecer as colunas e padronizar o conteúdo. Nesse caso, trechos do arquivo, que podem conter dado pessoal e dado de saúde, são enviados ao fornecedor descrito na seção 6.

Você pode recusar o caminho 2. Recusando, restam duas opções: aguardar a construção do leitor pronto para o seu sistema, quando ela estiver prevista, ou realizar a conferência e a padronização das planilhas do seu lado, e enviá-las já no formato que o leitor espera.

5. Papéis das partes na proteção de dados

Na migração, como no uso da plataforma, o Cliente é o controlador dos dados pessoais e a Innvicton é a operadora, nos termos da LGPD (Lei 13.709/2018). Isso significa que o Cliente decide o que migrar, para qual finalidade, e responde perante os titulares e perante a autoridade; a Innvicton executa o tratamento conforme as instruções documentadas do Cliente, que neste caso são o pedido de migração e as escolhas registradas na tela.

Ao solicitar a migração, o Cliente declara que possui base legal para o tratamento dos dados que envia, que os obteve licitamente e que tem legitimidade para transferi-los para a plataforma. A Innvicton não faz avaliação, validação nem auditoria da base legal do Cliente, e não tem como fazê-lo.

As solicitações de titulares de dados, como acesso, correção, eliminação e portabilidade, são atendidas pelo Cliente. A Innvicton apoia tecnicamente, dentro dos recursos da plataforma, sem decidir sobre o mérito do atendimento.

6. Dados sensíveis de saúde e inteligência artificial

Prontuário, anamnese, evolução, exame e qualquer registro clínico são dados pessoais sensíveis (art. 5º, II da LGPD). O tratamento desses dados na migração se apoia na tutela da saúde, prestada por profissionais de saúde e serviços de saúde (art. 11, II, alínea f), que é a finalidade da própria plataforma. Legítimo interesse não é base legal admitida para dado sensível, e não é invocado aqui.

A Innvicton não usa os dados migrados para finalidade própria. Em especial, não os utiliza para publicidade, para análise comercial, para avaliação de desempenho de pessoas nem para treinamento de modelos de inteligência artificial, e exige o mesmo dos seus fornecedores.

Na migração assistida descrita na seção 4, o fornecedor de inteligência artificial é a Anthropic PBC, nos Estados Unidos, que recebe trechos dos arquivos enviados para reconhecimento de estrutura e padronização. A Anthropic não utiliza conteúdo de API para treinar os seus modelos, e mantemos com ela a configuração de retenção mínima disponível. A lista completa e atualizada de quem trata dados a nosso serviço está na nossa página de subprocessadores, e ela é mantida como fonte única, verificada automaticamente a cada versão da plataforma.

A migração não produz decisão automatizada sobre pessoas. Nenhuma nota, classificação ou score é atribuído a paciente ou a profissional durante o processo.

7. Transferência internacional

A infraestrutura que hospeda o Clinikiss fica nos Estados Unidos. Portanto, toda migração envolve transferência internacional de dados pessoais, inclusive quando os arquivos contêm apenas nome e telefone, e inclusive no caminho 1, em que nenhum dado é enviado a fornecedor de inteligência artificial.

Essa transferência é realizada com fundamento no art. 33 da LGPD, mediante cláusulas contratuais com os fornecedores, observada a Resolução CD/ANPD nº 19/2024. Dizemos isso como fato, e não como possibilidade, porque é o que de fato acontece com todo dado inserido na plataforma.

8. O que cabe ao Cliente

• Exportar os arquivos do sistema de origem, ou autorizar formalmente quem o fará, e conferir que eles correspondem ao que se pretende migrar.
• Enviar os arquivos nos formatos aceitos, que são CSV, XLS, XLSX, JSON e ZIP, e nomeados conforme a orientação exibida na tela para o sistema escolhido.
• Conferir, antes de enviar, se os arquivos contêm dados que não deveriam ser migrados, como registros de pacientes que solicitaram eliminação.
• Responder, em até 5 dias úteis, às dúvidas que surgirem durante o processo. Passado esse prazo sem resposta, a migração é pausada e retomada mediante novo pedido.
• Conferir o resultado ao fim da migração, no prazo de 10 dias corridos, e apontar divergências. É a etapa em que a clínica reconhece o que veio e o que faltou.
• Manter o sistema anterior acessível até concluir a conferência. Cancelar o contrato antigo antes disso costuma ser irreversível, e não temos como recuperar o que deixou de ser exportado.

9. O que cabe à Innvicton

A responsabilidade da Innvicton limita-se à execução técnica descrita neste termo. Não respondemos pela exatidão, completude ou licitude dos dados fornecidos, nem por inconsistências que já existiam no sistema de origem, nem por informação que o fornecedor anterior não permitiu exportar.

• Processar os arquivos em ambiente controlado, com acesso restrito a pessoas autorizadas e sujeitas a dever de confidencialidade.
• Informar, antes de começar, qual dos dois caminhos da seção 4 será usado no seu caso.
• Executar a migração dentro do escopo declarado, sem alterar o conteúdo clínico dos registros.
• Entregar, ao fim, um relatório com o que foi migrado por tipo de informação, o que não foi migrado e o motivo de cada recusa, incluindo os registros descartados por inconsistência.
• Comunicar, durante o processo, qualquer intercorrência que afete o prazo ou o resultado.
• Apoiar tecnicamente na preparação dos arquivos e no entendimento do formato esperado.

10. Prazos

Os prazos correm a partir do recebimento dos arquivos completos e válidos, e são suspensos enquanto houver pendência de informação do Cliente.

• Caminho 1, com leitor pronto: até 5 dias úteis, contados da validação dos arquivos recebidos.
• Caminho 2, migração assistida: análise prévia de viabilidade em até 3 dias úteis, seguida da execução no prazo informado nessa análise.
• Sistemas sem leitor e com estrutura incomum: a Innvicton pode recusar a migração, quando identificar risco à integridade dos dados, e informará o motivo por escrito.

11. Custos

A migração pelo caminho 1, com leitor pronto, é oferecida sem custo adicional aos planos do Clinikiss, dentro do escopo deste termo.

A migração assistida e os casos que exigem tratamento específico de dados são avaliados previamente e, quando implicarem custo, dependem de proposta aceita pelo Cliente antes de qualquer execução. Nenhum valor é cobrado sem aceite prévio.

Mesmo nas modalidades com custo, não há garantia de migração integral, pelo motivo da seção 1: o resultado depende do que o sistema de origem exporta.

12. Segurança, sigilo e eliminação dos arquivos

Os arquivos enviados trafegam e são armazenados de forma cifrada, com acesso restrito e registrado. As pessoas envolvidas no processo estão sujeitas a dever de confidencialidade que sobrevive ao encerramento da relação.

Concluída a migração e feita a conferência pelo Cliente, os arquivos de origem são eliminados em até 30 dias corridos. O Cliente pode pedir a eliminação imediata a qualquer momento após a conferência, e ela é executada em até 5 dias úteis. Preservamos apenas o relatório da seção 9 e os registros mínimos de auditoria, sem o conteúdo dos arquivos.

Em caso de incidente de segurança que envolva os dados da migração, a Innvicton comunicará o Cliente sem demora, com as informações técnicas disponíveis, para que ele, como controlador, avalie o risco e cumpra os deveres de comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados e aos titulares.

13. A saída também é sua

Se um dia você decidir sair do Clinikiss, os seus dados saem com você. Fornecemos a exportação da base em formato aberto e legível, com pacientes, agendamentos, procedimentos, atendimentos, financeiro e o histórico de pacotes e orçamentos, no mesmo escopo que somos capazes de importar.

Registramos isso dentro do termo de entrada de propósito. Migração só é um serviço honesto quando funciona nos dois sentidos.

14. Disposições gerais

Este termo integra os Termos de Uso e o Acordo de Tratamento de Dados (DPA) do Clinikiss, e deve ser lido em conjunto com eles. Ao solicitar a migração, o Cliente declara ciência e concordância com os três documentos.

A invalidade de qualquer disposição deste termo não afeta as demais, que permanecem em vigor. A parte invalidada será substituída por outra que preserve a finalidade original.

Alterações neste termo são publicadas nesta página, com número de versão e data. Alterações relevantes são comunicadas ao Cliente antes de passarem a valer para novas migrações. Migrações já concluídas permanecem regidas pela versão vigente na data em que foram solicitadas.

Dúvidas sobre este termo e sobre tratamento de dados podem ser enviadas para [email protected].